ניהול ישיבות בשיטת אימ

כותב המאמר

זיו אלרון

פסיכולוג חברתי M.A

ניהול ישיבות - שיפור התקשורת כמפתח להצלחה

ישיבות פנים ארגוניות הן כלי עצמתי לניהול נכון ופרודוקטיבי. אחד היתרונות הגדולים של ניהול ישיבות (בין אם ישיבות הנהלה או ישיבות צוותי עובדים) טמון בעובדה שהן מאגדות ביחידת זמן ומקום אחת את הנכס היקר והחשוב ביותר של הארגון – האנשים עצמם. לו ינוצלו נכונה, ביכולתן של ישיבות בארגון להוות כר פורה ורחב ליצירת שיתוף פעולה מוצלח בין חברי הצוות והמחלקות השונות, לחידוד טיבן של ההחלטות המתקבלות ולקביעה משותפת של אופן דרכי הפעולה שינקטו עבור השגת המטרות הארגוניות.

לצד היתרון שבאיגוד ההון האנושי של הארגון מסביב לשולחן הישיבות, קיים גם חסרון – את הפן החיובי והיצרני של האדם מלווה לעיתים קרובות גם צד אפל יותר והוא נקרא "אגו". האגו של האדם, המורכב מרצונות רבים כגון: הרצון לשלוט ולהשתלט, להראות ולהיראות, להוכיח, ולעיתים אף לרמוס – עלול להוביל למקרים שבהם החיכוך והמגע האנושי עשוי להפוך להרסני.

כך למשל, לא פעם במהלך ישיבות בארגונים, האדם הבכיר ביותר בחדר הוא הבעל הדעה והמאה והוא שמורשה להביע את עצמו ואת דבריו. בנוסף, לא פעם מרשים לעצמם אותם המנהלים להתפרץ לדבריהם של חברי הצוות, לזרוק מסרים עמומים לאוויר ואף במקרי קיצון לזרוע אימה על כל הנוכחים בישיבה.

יחד עם זאת, המנהלים בישיבות הם לא המקור הפוטנציאלי היחידי להשפעה שלילית על אופן ניהול הישיבה. לעיתים קרובות גם העובדים עצמם הם אלו שמגיעים אל הישיבות כשהם טעונים בכעסים ובביקורת כלפי הארגון, המנהל או כלפי עובדים אחרים. המטען האישי עלול לא פעם לצוף מעל פני השטח ולייצר תחושה של "מתח באוויר" בחדר הישיבות, שעלולה להסתיים בהתפרצויות, צעקות וקטיעת דבריהם של המשתתפים בפגישה. למותר לציין כי במקרים הנ"ל, הפוטנציאל לעשייה פרודוקטיבית וחיובית עשוי לרדת משמעותית והדיון יכול להפוך לדיון עקר ולעוס, מלא ביקורת והאשמות וחסר יצרנות ועשיה.

כללים בין אישיים - זה בידיים שלך

על מנת לחזק את האווירה השוויונית וכמו כן, לשמר מערכות יחסים תקינות במהלך הישיבות ולאחריהן, נציע סט כללים בין-אישיים בסיסי לניהול הישיבה, המבוסס על שלושת שלבי שיטת אימ (אווירה, ידע ומערכות יחסים). הצמדות לסט הכללים שלהלן יעלה באופן משמעותי את הסיכוי שישיבותיך בארגון יהיו פורות ויצרניות.

חוק גיאומטרי עתיק אומר שכל נקודה על המעגל נמצאת במרחק שווה ממרכזו. לכן, במידה והישיבה אינה מתקיימת סביב שולחן עגול, או אף מתקיימת באופן וירטואלי, נציע לערוך אותה בתפיסה של מעגל. תפיסה מעגלית יוצאת מנקודת ההנחה כי כל המשתתפים הנם שווים בתכליתם ובדעותיהם, כשקולו של כל אחד מהמשתתפים שווה לקולם של השאר. תפיסה שכזאת תקדם את התחושה המקרבת והשיווניות בין כל המשתתפים בישיבה, תסייע להרים את רמת האווירה החיובית ומערכת היחסים וכיוצא בזה תסייע גם בהאצת התוכן והתהליך שעוברת הקבוצה.

רשות הדיבור של אדם אחד אינה שווה יותר מרשות הדיבור של אדם אחר. אם נרצה לומר משהו חשוב באמצע דבריו של אדם אחר, נחכה עד שיסיים ונקבל את רשות הדיבור. התחושה שקוטעים אותנו באמצע דברינו הנה תחושה מקטינה שעלולה למנוע מאיתנו מלרצות ולהשתתף בהמשך הדיון והשיח. על מנת שלא נאבד את הרעיון שצץ לנו בעת דבריו של חברינו, נוכל להיעזר בלרשום זאת על דף.

נציין שוב כי רשות הדיבור של כל חברי הקבוצה היא שווה, ולכן על חברי הקבוצה לדאוג כי כל אחד מחבריה מקבל מסגרת זמן שווה להביע את דבריו. חשוב לציין כי האחריות בחלק זה נמצאת גם על כתפיהם של כל חברי הקבוצה, הנדרשים להתחשב בעובדה כי גם אחרים ישמחו לקבל זמן להביע את עמדותיהם כמותם.

מרבית מהגישות המתקדמות במדעי הרוח ואף במדעים המדויקים מדברות על כך ש"המציאות היא בעיניי המתבונן". כל אדם הוא שונה בבסיסו מחברו, בין אם בדעותיו ובין אם במחשבותיו. בישיבות מבססות שיטת אימ אין אדם שדעתו שווה יותר מדעה של אדם אחר ולכן כעיקרון מנחה, איננו פוסלים את דעתו השונה של חבר הקבוצה. במקום זאת, נוכל לבחור "להוסיף" על האחר כשנציע זווית ראיה חדשה לדבריו. חשוב לזכור שביטול דבריהם של חברי הקבוצה, עלול להוביל לאווירה צינית ועוקצנית, במסגרתה הם יתקשו לדבר, להעלות רעיונות, להציף קשיים – ובכך כמובן יאבד הטעם לקיום הישיבה.

לישיבות תפקיד מרכזי בבניית עיצוב ושיפור עבודת הצוות. לכן, ויכוחים אישיים בין חברי הקבוצה, המעכבים את התקדמות הקבוצה כולה, לא יוכלו להיכלל בתוך הישיבות. בנוסף, חשוב לזכור כי ישיבות צוותיות עלולות להוות בסיס ופתח להצפתן של אינטריגות אישיות בתוך הצוות. בעת אירוע שכזה, על המנהל להתערב ולבקש מהמתווכחים לנצור את כעסם עד לתום הישיבה. בהתאם לכך, נכון להכווין את הישיבות לדיונים שעצם קיומם הוא קידום התהליך של החשיבה הקבוצתית וזאת ללא צורך בהכרעה מי צודק.

לפי שלב “הידע”, שלבה השני של שיטת אימ, שאלות נכונות הן הכלי החזק ביותר לחילוץ המידע הרלוונטי. יתרון גדול הטמון בשאילת שאלות הוא נטרול האווירה המאיימת שקיימת לעיתים באמרות או הפצרות. הכוונת השיח בישיבות באמצעות שאלות תסייע בהפרייתו וכמו-כן ביצירת אווירה נעימה וטובה בין הנוכחים. כך למשל, עבור עובד המפציר כי “דברים אינם יכולים להתנהל באופן הזה!”, ניתן להשיב בשאלה “כיצד לדעתך יראו הדברים כאשר יתנהלו בצורה נכונה יותר?”. באמצעות שאילת שאלות ניתן להעמיק את השיח עם העובדים, להבין את דרכי חשיבתם וכמו-כן ליעל את אופן החשיבה הקבוצתי.

מטרתה המרכזית של שיטת אימ היא להוביל לרתימתם של עובדים ומנהלים ממקום אמיתי (הבנה והפנמה) אל עבר המטרות הארגוניות. כלי הניהול של השיטה מבוססים על טיוב היכולות הבין-אישיות בארגון וביכולתם להוביל לשיפור האווירה הצוותית, שיפור השירות ושיטות המכירה וכיוצא בזה שיפור התפוקה והיצרנות הארגונית.

מאמרים נוספים מפי המחבר

שיטת התבחינים לגיוס והכשרה

שיטת התבחינים לגיוס והכשרה היא כלי ניהולי שמאגד את תהליך גיוס והכשרת העובד או המנהל מהגדרת התפקיד ועד לסיום שנת פעילותו הראשונה של העובד שנבחר. היא משקפת את ערכי הארגון והתרבות הניהולית שבו ומדייקת את התהליכים.

קרא עוד »
ניהול ומנהיגות לקחת סיכון

ניהול ומנהיגות לקיחת סיכון

ניהול ומנהיגות לקחת סיכון זה דורש תרגול ברטוב: מאמר קצר על פיתוח יכולות הנהגה בניהול ולקיחת סיכונים, האומץ לשנות וכיצד בונים אותו אצל מנהלים וסביבת תרגול בטוחה.

קרא עוד »
ניהול פוסט קורונה 5.0

ניהול פוסט קורונה 5.0

הקורונה סיפקה לנו הזדמנות נהדרת לחשוב מחדש על הניהול, לדייק את עצמנו כמנהלים ולפעול לניהול נכון יותר, טוב יותר ובעיקר מאפשר יותר. זאת כדי להשיג תוצרים טובים יותר. מהי תרבות ניהולית? מה זה ניהול פוסט קורונה 5.0?

קרא עוד »